Kun asiakirja leimataan, pitääkö leimata nimenomaan allekirjoitus?

Kun asiakirja leimataan, pitääkö leimata nimenomaan allekirjoitus?

Jos esim. on kyseessä oppilaitoksen myöntämä pätevyystodistus ammattitaidosta, pitääkö leima lyödä nimenomaan allekirjoituksen päälle? Ajatuksena olisi, että allekirjoitus varmentaa, että todistus on aito, ja leima varmentaa että allekirjoitus on aito. Samalla se vaikeuttaa väärentämistä. Vai voiko leiman lyödä tyhjään kohtaan asiakirjaa? Miten notaarit tai virastot menettelevät, ja mikä on tässä leimaamisen periaate?

4 vastausta

Vastaaja tutki omia asiapapereitaan, lähinnä opiskelutodistuksia ja työtodistuksia. Leima oli kaikissa tapauksissa lyöty paperiin allekirjoituksen lähelle, mutta ei milloinkaan allekirjoituksen päälle. Verkosta ei näyttäisi löytyvän mitään viranomaisia koskevia periaatteita tai virallisia ohjeita leiman sijoittamisesta asiakirjoihin. Joissakin vakiomallisissa asiakirjoissa voi olla valmiiksi merkitty paikka leimalle.

Laki viranomaisten sineteistä ja leimoista säätää ylimpien valtioelinten, valtion viranomaisten ja Suomen Pankin asiakirjojen oikeellisuuden varmentamiseen käytettävistä sineteistä ja leimoista. Se antaa vain yleisiä ohjeita leimojen tunnuskuvista, leiman vahvistamisesta ja hävittämisestä. 

Kommentit (0)
25.04.201712:24
14306
50

Käytännössä asian kanssa on menetelty monella eri tavalla. Nyt tilanne on kenties aivan toinen.

Voin puhua vain sotilas- ja poliisiviranomaisten käytössä aiemmin olleesta tavasta/säännöstä, jota on rikottu useasti joko tietämättömyyden tai huolimattomuuden vuoksi. Notaarien käytännöistä en tiedä.

Ensinnäkin leima - tärkeissä valtiollisissa asiakirjoissa voi olla leiman sijasta paperisinetti - aiemmin historiassa oikea lakkasinetti - jossa on leimasinta muistuttava, väritön painojälki.

Tavallisen leiman tarkoitus oli vahvistaa yksi allekirjoitus ja vaikeuttaa asiakirjan väärentämistä.

Se merkitsi sitä, että jos asiakirjan allekirjoitti sen sisällöstä ja toimeenpanosta päättävän viranomaisen edustaja, ratkaisija, toinen allekirjoittaja oli ns., varmentaja eli käytännössä henkilö, joka vastasi sisällön oikeellisuudesta. 

Asiakirjassa, jossa oli kaksi allekirjoitusta, ei käytetty leimaa lainkaan. Asiakirja kirjoitettiin yleensä viraston tai laitoksen omalle kirjelomakkeelle, jossa oli paitsi painettu nimi, myös vesileima. Tyhjiä kirjelomakkeita kuten leimasimiakin säilytettiin huolellisesti, ettei niitä voisi käyttää väärin.

Kumileimasimen käyttö vaikkapa henkilötodistuksissa ja sotilaspasseissa: leima piti asettaa todistuksen haltijan kuvan päälle, jotta kuvaa ei voisi helposti vaihtaa toiseksi. Toisinaan näkee 1970-luvun passeja, joissa valokuva on leimattu molemmista sivuista, jolloin vasemmanpuoleisesta leimasta puuttuu toinen reuna. Kun henkilötodistus tai sotilaspassi oli vihkon muotoinen, leimattiin yleensä kuvan yli siten, että leima ulottui myös viereiselle sivulle, jotta asiakirjan sivuja tai kansia ei voisi vaihtaa. Leimasinten valmistajat olivat tiettyjä, hyväksyttyjä firmoja, usein asiaa hoiti Valtion hankintakeskus VHK.

Sotilaspassiin voitiin kiinnittää lisäsivuja tai kirjoittaa lisätietoja esim. kertausharjoituksista jne. Tällöin leimattiin allekirjoituksen päälle kuten kysyjä mainitsee.

Lainsäädännössä ei tosiaankaan ole mainittu, minne leima lätkäistään. Paitsi milloin lomakkeessa on sitä varten oma paikka, jolloin se ei ole nimen päällä. Asiasta on ollut eri virastoilla ja laitoksilla omien asiakirjojensa mukaiset ohjeet. Ne ovat menneet Moolokin kitaan, joten myöhemmät virkailijasukupolvet ovat menetelleet, miten mieleen juolahtaa. Sen huomaan mm. oman asiakirjakansioni sisällöstä. Noin vuoden 1983 jälkeen on päässyt liikkeelle kirjavuus.

Virastojen tulosvastuullisuus ja vakinaisen henkilöstön vähentäminen johti siihen, että valtion leimasintuottajia ohitettiin. Niiden tuotos oli kalliimpi kuin nurkkafirman, josta oli mukavaa tilata pikkurahalla oma leimasin joka kesäapulaiselle. Olihan oli kivaa tehdä työ helpommaksi, eikä ymmärretty, miksi virallinen leimasin oli sen pelottavan toimistopäällikön tai kauhean riivinraudan kassakaapissa, mistä sen sai käyttöön vain ja juuri siihen asiakirjaan, johon se kuului. Leijonaleimasimia teetettiin villisti ja niitä saattoi vaeltaa asiakastiloissakin. Samoin kuvaan ilmestyivät myös suorakaiteen muotoiset leimasimet, joissa oli vain yrityksen tai viraston nimi, kun taas pyöreässä leimassa oli leijona tai jonkin muu yksilöivä firman tunnus.

Monisivuisten asiakirjojen luomisessa laskettiin ja merkittiin sivut, ja kopioitaessa tarkistettiin, ettei ollut tapahtunut sivujen muutoksia. Kassa- ja tilikirjojen sivut oli numeroitu valmistettaessa, ja jos niihin tuli kirjoitusvirhe, sitä ei saanut sutata yli, vaan se piti huolellisesti viivata yli siten, että virheellinen teksti oli luettavissa, ja tehdä korjaus määrätyllä tavalla. Hyväksytyistä (=ei-suttaavista, arkistokelpoisista) kynistä oli ohjeet, eikä asiakirjoja saanut kirjoittaa esim. pankin tai vakuutusyhtiön mainoskynällå. Ohjeita tarkistettiin vuosittain, erityisesti sen jälkeen, kun oli havaittu, että erään globaalisti suositun kuulakärkikynän muste haihtui ja toisen suttaantui itsestään parissa vuodessa.

Kullakin virastolla oli omia tapojaan. Nyt tekstinkäsittelyohjelma numeroi sivut, eikä niitä tarkkaan alkuperäiseen vertaamatta ole mahdollista tietää, onko kokonaisia sivuja vaihdettu vai ainoastaan tekstiä sivun sisällä. Eikä aina sittenkään.

Kuten Ella hienossa vastauksessaan mainitsee, allekirjoitus ja leima eivät riitä todistukseksi asiakirjan aitoudesta. Nykymenetelmillä voidaan luoda mitä vain. On vaikeaa uskoa, että esim. joku oppilaitos tai virasto jokaisen tapauksen kohdalla tekisi sen taustaselvityksen, joka pitäisi tehdä. Asiakirjojen käsittelyssä on tiettyjä seikkoja, joiden perusteella voidaan heti arvella tai nähdä, että kyseessä on väärennös. Yleisesti ottaen yleensä kellään ei nykyään ole enää aikaa, etiikkaa, ammattitaitoa tai kiinnostusta tehdä tässä  huolellista työtä, mikä sitten kostautuu joko yksittäisten henkilöiden tai yritysten tai jopa virastojen oikeusturvan kustannuksella.

Kommentit (2)
Pahoittelen pitkää vuodatusta. Sinä, joka sen mahd. luettuasi ajattelit: miksi nähdä ... Pahoittelen pitkää vuodatusta. Sinä, joka sen mahd. luettuasi ajattelit: miksi nähdä tuo kaikki vaiva asiakirjojen vuoksi, sehän on turhaa - mikäli esim. valelääkäreitä koskevat artikkelit ovat totta, tarkistaminen ja huolellisuus eivät ole turhaa. Tai jos se juttu pitää paikkansa, jonka mukaan Helsingin Hakaniemessä asui vuosikausia ulkomaalainen pariskunta, joka esiintyi suomalaisena ja toimitti maatamme koskevaa tietoa ulkomaille. Tai moni muu. Mikäli nämä tarinat eivät ole totta, ja jos kukaan ei esiinny tai ole esiintynyt maassamme eri henkilönä tai eri pätevyydellä kuin mitä todellisuudessa on, niin totta maar, kaikki sehän on turhaa.
25.4.2017 12:37 Lahja Kotka 14306
Hyvinhän tarkensit asiaa tässä. Ensimmäisen kerran olen itse ajatellut - edes jossain ... Hyvinhän tarkensit asiaa tässä. Ensimmäisen kerran olen itse ajatellut - edes jossain määrin - allekirjoituksen olemusta silloin kun kopioin yo-todistusta ja halusin kopioihin vahvistuksen. En kylläkään ajatellut asiaa kovin pitkälle, joten naivisti marssin rehtorin pakeille allekirjoituksia hakemaan. Rehtori teki mitä pyysin vaikka vähän hämmentyneen oloisena, mutta supliikkimiehenä peitti sen aika hyvin.
25.4.2017 14:39 Telttu Ella 8604
25.04.201710:05
8604
32

Kun vastauksen viitteestä puuttui nettilinkki, aloin samalla kaivaa muutakin tietoa. Hakusanoilla "leima allekirjoitus" hakiessa ilmenee että hakukoneen vastaukset liittyvät suomalaisten asiakirjojen laillistamiseen ulkomailla. KUn tein haun sanoilla "asiakirjan lailistaminen", totesin että ohjeita löytyy myös ulkomaisten asiakirjojen laillistamiseen Suomessa.

Jos yksityishenkilö haluaa vahvistuttaa asiakirjan laillisuuden, oikea osoite on julkinen notaari, johon myöskin ulkomiisteriön ohjeissa viitataan. Julkiselta notaarilta voi saada lisäksi apostille-todistuksen, joka vahvistaa että allekirjoittajalla on oikeus allekirjoittaa niitä asiakirjoja joita hän on allekirjoittanut, mutta en tiedä tarvitseeko tavallinen kansalainen tällaisia todistuksia, vai hakevatko niitä vain virastot yms.

Joka tapauksessa allekirjoitus ja leima eivät sinällään riitä takeeksi asiakirjan aitoudesta.

Kommentit (0)
25.04.201715:25
9501
26

Minun yo-todistukseni ja lukion päästötodistukseni jäljennökset rehtori todisti kakistelematta "virallisesti", leiman kera. Niihin aikoihin ja paljon myöhemminkin piti työhakemuksiin liittää oikeaksi todistetut jäljennökset opinto- ja työtodistuksista. Tavallisesti oli kaksi todistajaa, keitä tahansa, ilman leimoja. Oli komeaa, kun edes yhdessä paperissa oli virallisen jäljennöksen merkinnät!

- Lahja Kotkalle kiitokset perusteellisesta esityksestä. Virkamieheksi vasta keski-iässä, puolivälissä työuraa siirtynyttä ei enää perehdytetty leimojen filosofiaan. Ensimmäisenä virkamieskesänä sain ikioman, hienosti leimatun asiakirjan, kun pyysin pari päivää palkatonta lomaa eli "virkavapautta yksityisasioiden hoitoa varten". Päätös oli kirjoitettu vesileimapaperille, ja siinä on kahden päällikön allekirjoitukset (lakimiehiä molemmat) tittelien kera - ja viraston leima. Allekirjoitusrivien väliin oli jätetty niin monta tyhjää riviä, että leima mahtui vapaaseen tilaan koskettamatta virkanimikkeitä, allekirjoituksia tai nimenselvennyksiä.

Kommentit (0)

Vastauksesi