Asiakirjojen säilytys

Asiakirjojen säilytys

Miten pitkään Matti Meikeläisen kannattaa säilöä omia asiakirjojaan jne.? Itselläni on mapissa kaikki laskut n. 2 v ajalta. Kaikki gsm- yms sopimukset kansiossa myös, jopa vanhat verokortit ja vakuutuksen (vuosittaiset) paperit. Jos skannaisi tietokoneelle, säästäisi pari milliä kansiotilaa, mutta mikä on järkevää?

2 vastausta

Varsinkin kuitteja täytyy säilyttää pitkään. Veroilmoituksen kuitit ja tositteet on säilytettävä peräti kuusi vuotta verovuoden päättymisen jälkeen. Yritykset saattavat laskuttaa, vaikka tuote tai palvelu on jo maksettu. Siksi ainakin suurten hankintojen kuitit ja tiliotteet on hyvä säilyttää kolmen vuoden ajan. Luottokorttiostojen kuitit säilytetään, kunnes luottoyhtiö on laskuttanut ostoksen, ja tämän jälkeen vielä kolme vuotta. Takuutositteet ovat tarpeen, kunnes takuuaika päättyy.

Kysyjän arkistointijärjestelmä vaikuttaa oikein hyvältä. Laskujen säilyttäminen ei ole yhtä tärkeää kuin kuittien ja tiliotteiden, joilla todistetaan, että maksu on suoritettu. Toisaalta vuoden parin kuluttua, kun hoidetun asian yksityiskohdat ovat jo unohtuneet, mikään ei voita laskun ja kuitin yhdistelmää muistin virkistäjänä ja todistusaineistona. Monimutkaisissa jutuissa kuittejaan penkova on kiitollinen myös muutamasta selittävästä rivistä. Niitä voi raapustaa tiliotteisiinkin - helpottaa oikean maksun löytämistä siinä vaiheessa, kun postiluukusta on tipahtanut aiheeton karhukirje.

Paperisia asiakirjoja on helppo selata, ja skannaaminen vaatii aikaa, vaivannäköä ja varmuuskopiointia - kaikki kovalevyt menevät jonain päivänä rikki. Näitä kannattaa pohtia, kun päättää, miten aikoo vastedes hoitaa arkistoinnin. Jos verotoimisto pyytää kuitteja nähtäviksi, sähköisesti säilytetyt kuitit on toimitettava paperille tulostettuina.

Lisäys:

Joskus Kysy.fi:n vastaamisessa käy samoin kuin seuraelämässä ja vielä useammin riidassa: hyvän huomautuksen tai näkökulman keksii vasta kotimatkalla. Tämän kysymyksen vastaajalle tuli mieleen, että e-laskujen aikakausi tarkoittaa myös sähköisten kuittien arkistointia. (Valpas lukijakin oli huomannut, ettei tavallisia kuitteja enää kovin paljon tule. Kauppiaat tosin antavat edelleen asiakkaan käteen sen haalistuvan lämpöpaperin.)

Sähköiset tositteet kannattaa ehdottomasti tallentaa omalle koneelle. Mikäli taloudessa ei ole tulostinta, ne kopioidaan sitten muistitikulle. Samalla hoituu varmuuskopiointi. Muistitikku on nykyisin helppokäyttöisin kapine, jos todella tarvitsee kuitin todistusaineistoksi maksusta: kuitin pystyy tulostamaan kodin ulkopuolella vaikkapa kirjastossa.

Laskut, tiliotteet ja palkkakuitit ynnä muut säilyvät verkkopankissa vain rajallisen ajan niin, että asiakas voi itse tulostaa ne. Joissakin pankeissa aika on kaksi vuotta, toisissa enemmän. Lain mukaan vähimmäisaika on yksi vuosi. Esimerkiksi rakennus- ja remontointikuitteja voidaan tarvita pitkänkin ajan kuluttua. Myös pankkia vaihtaessa on syytä huolehtia tiedot omaan haltuun. Sähköisten tietojen säilytysaika selviää omasta pankista. Jos tarvitaan sitä vanhempia tositteita, ne voivat maksaa useita kymmeniä euroja kappaleelta.

 

 

 

 

Kommentit (0)
30.01.201410:01
514
66

Eihän nykyään, kun maksut hoidetaan yleensä kotitietokoneella niistä jää mitään kuitteja.

Kommentit (0)

Vastauksesi